湖南外贸职业学院印章管理暂行办法

湖南外贸职业学院印章管理暂行办法

第一章  总  则

第一条  印章是学校各项管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范学校各类印章的使用与管理，根据国家有关规定，结合我校实际，特制定本暂行办法。

第二条  学校党政办公室是全校印章的归口管理部门，负责学校各类印章的刻制、启用和废止，负责学校印章的使用管理，并监督校内各部门印章的使用管理。

 

第二章  印章的刻制、启用与废止

第三条  各部门刻制党组织、行政机构公章，应根据学校行文的机构名称，向党政办公室递交《湖南外贸职业学院印章刻制申请表》，经分管校领导批准后，由党政办公室统一刻制。任何单位和个人不得私自刻制公章。

第四条  各部门因名称变更或印章受损等原因，需要刻制或更换印章的，由部门提出申请，持《湖南外贸职业学院印章刻制申请表》，经分管校领导审核批准后，由党政办公室按照有关印章刻制规定统一制作并备案。

第五条  新印章启用之前，党政办公室要收回旧印章，新、旧印章须在党政办公室登记、留印，旧印章由党政办公室按规定归档或销毁。

第六条  印章遗失应及时登报声明作废，相关部门提出报告经有关领导批准后，方可重新刻制。

第七条  废止停用的印章，须及时交党政办公室封存并归档。机构撤销或变更时，原印章原则上自行文之日起即行停用。

第八条  党政办公室应及时更新校内印章目录，未列入目录的印章均为无效印章。

第九条  刻制各类印章发生的经费均从各部门包干经费中支付。

第十条  各部门业务专用公章，如财务专用章、收费专用章、注册专用章等的刻制、启用与废止参照本暂行办法执行。

 

第三章  印章的使用范围

第十一条  学校印章的使用范围

1.中共湖南外贸职业学院委员会印章用于以学校党委名义印发的各类公文，对外报送的各类报表、材料，入党志愿书，出国政审材料等。

2.湖南外贸职业学院印章用于以学校名义印发的各类公文、对外报送的各类报表、材料，各类证件、证书、聘书，各类科研项目、基金、专利、成果的申报书、任务书，以及出国审批、海关免税、控购物资、基建报批等须学校领导批准的各类申请表、申报材料等。

3.湖南外贸职业学院钢印用于学校颁发的各类证书证件，包括毕业证书、结业证书、肄业证书、学生证、工作证、退休证等的照片压印。

4.校领导名章用于有关证书、聘书、报表、合同、协议、责任书、任务书、委托书、申报表、审批表以及以校领导名义签发的信函等。

5.学术委员会印章用于学校学术决策与咨询方面的申报申请和文件等。

6.合同专用章用于以学校名义对外签订的各类合同、协议书。

第十二条  校内各部门印章的使用范围

1.党政办公室印章，用于党政办公室名义印发的各类公文、材料以及对外联系工作的函件、证明等。

2.学校机关各部、处和直属单位印章，主要用于本部门职责范围内处理公务，向学校领导呈交的请示报告，与校内各部门及校外对口单位联系业务工作的函件、证明等。

3.各二级学院（部）公章，其他科研所、研究中心等非实体性机构印章，只用于本部门内部事务，向学校领导呈交的请示报告，与校内各单位联系工作等，原则上不对外使用。

4.校内各部门公章均不得对外使用在请示、报告和具有证明性的文书上，不得对外签订合同、协议；除财务专用章外，各类印章不得用于发票和收款收据。

 

第四章  印章的使用程序

第十三条  以学校名义印发的各类公文，必须由主办部门用“发文稿纸”拟稿，主办部门负责人核稿（签字），相关部门负责人、相关校领导会核（会签），报学校党政主要负责人签发后，再由党政办公室登记、编号、用印。

第十四条  涉及学校重大利益的事项，如对外签署的各类合同书、协议书、意向书、法人代表委托书以及财务报表、向教育行政主管部门报送的统计报表等，必须经校长签字同意后，党政办公室方可用印。

第十五条  工作证、学生证、退休证等各类证件，由职能部门统一造册，部门负责人审核、分管校领导审批，指派专人承办，经党政办公室校核后用印。涉及证明教职员工个人信息的用印件，须经组织人事处负责人签字同意后，方可用印。

第十六条  学生毕业证书、毕业证明书、结业证书、肄业证书、荣誉证书和各类聘书等，由相关职能部门统一造册，部门负责人审核，分管校领导审批，指定专人承办，到党政办公室用印。

第十七条  有关教学、科研等的各类研究报告、成果鉴定，各类专利、基金申请，项目、成果和奖励申报，设备仪器进口报关、申请免税，副处以下人员因公出国审批，外籍教师居留等外事手续，银行汇兑，购房贷款申请，公车年检等各类常规性申报材料和证明性材料，由相关职能部门负责人审核，分管校领导审批，到党政办公室用印。

第十八条  校领导名章按学校印章有关规定使用。校领导交党政办公室保管的私人印章，除已经校领导本人授权或会签的文件外，临时用印须征得校领导本人同意。

第十九条  需持学校证明或介绍信对外办事及联系工作的人员，需经所在部门负责人、分管校领导审批后，党政办公室方可开出证明或介绍信并用印。介绍信内容要明确具体，包括联系单位、前往人员、姓名、身份、人数、时间等，并与存根记载完全一致，字迹工整，不得漏填。

第二十条  特殊情况下急需使用学校印章时，须经党政办公室主任核准并电话报请相关校领导同意后方可用印，并留副件补签。

第二十一条  各用印部门应指派本部门工作人员持用印材料和《湖南外贸职业学院印章使用申请表》到党政办公室用印。学生用印由辅导员、学生干事等工作人员统一到党政办公室办理。

第二十二条  本章没涉及到的用印事项，由党政办公室主任根据具体情形确定用印审批权限。

 

第五章  印章的管理

第二十三条  学校授权党政办公室使用和管理学校党委印、校印、钢印、校领导名章及其他校级印章。

第二十四条  各部门党政负责人是本部门印章管理第一责任人。党政办公室应指定专人负责印章的使用和保管工作。印章管理人员，不得擅自委托他人代管，如因故不能坚持岗位时，应由部门负责人指定专人代管，并办清交接手续。

校内各部门的印章由各部门指定专人负责管理及使用，并报党政办公室备案。

第二十五条  印章的存放和使用地点均在本部门办公室内。未经批准，不准在办公室以外地点存放或使用。因特殊情况需要在校外使用印章时，印章管理人员必须自己随身携带、妥善保管、亲自用印。

第二十六条  各部门应规范用印审批程序，实行用印登记管理制度，对用印时间、用印部门、用印内容、批准人、经办人等进行详细登记，要保存好用印依据，以备核查。

第二十七条  印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度。用印时必须应认真审阅有关材料，了解用印内容。用印涉及保密的，要严格遵守保密规定，不得随便翻阅和谈论。严禁未经领导审批擅自用印，用印过程中发现问题，应及时向领导报告。

第二十八条  印章管理人员用印要做到清晰规范，即上不压正文，下压日期，骑年盖月，距离正文30毫米。

第二十九条  印章管理人员要对用印留存的材料定期进行编号、整理、立卷、归档。

第三十条  有下列情况之一者，不予用印：

1.任何空白介绍信、表格、纸张；

2.多处涂改或字迹不清；

3.落款名称与印章名称不符；

4.内容不清、有误或内容需要核实；

5.批准权限不当；

6.其他不符合用印规定的情况。

 

第六章  责任划分

第三十一条  印章管理本着“谁管印，谁负责”的原则，各责任部门要严格把关，并详细做好使用登记以备查。

第三十二条  对于未经学校批准私刻印章的人员，学校将依法追究其责任。同时，学校将追究该部门负责人的行政责任，对因此造成损失的，学校还将追究其经济责任。

    第三十三条  对于使用伪造印章、弄虚作假骗用印章，不按照规定用印、保管不善造成印章丢失的，学校视情节和后果给予责任人警告直至开除公职的处分。情节严重的，要追究责任人的法律责任，同时要追究持印部门负责人的管理责任、法律责任。

 

第七章  附则

第三十二条  本暂行办法由党政办公室负责解释。

第三十三条  本暂行办法自印发之日起施行。