为真实再现我校筚路蓝缕、自强不息的办学历史，充分展现学校70年的办学沿革和发展成就，学校拟建校史馆，现面向广大师生、校友和社会各界人士征集校史资料，具体事项公告如下：
一、征集对象
在湖南外贸职业学院（以下简称学校，涵盖办学前身及曾用校名湖南省粮食学校、湖南省外贸学校、湖南省经济贸易学校、湖南省对外经济贸易学校、湖南对外经济贸易职业学院）工作、学习、生活过或有关联的以下人士：
（一）校友
1.学校历届毕（肄）业生；
2.在学校接受各类培训的中外籍结业学员；
3.曾在学校工作过的人士。
（二）在校师生及其家属
（三）离退休职工及其家属
（四）与学校合作过的单位负责人及相关人员
（五）其他关心支持学校发展的社会各界人士
二、征集内容
（一）文字文本资料
主要包括但不局限于：
1.反映学校各个时期重要事件、重点建设、重大发展、重大成果的文件、报刊、书籍、文字资料等；
2.学校各个时期的招生简章、招生计划表、教材、教案、教学大纲、讲义、试卷、学生作业、读书学习笔记、实习方案等（含早期油印本、刻印本）；
3.学校各个时期印发的刊物、印刷品（如创刊号）及本校教师编写的教材（含校本教材）、教学大纲、专著、译著、编著等（含早期油印本、刻印本），反映校园生活的各类师生自办刊物、纪念册等；
4.对学校产生过重要影响的人物的文稿、信函、著作、传记、媒体报道材料等；
5.上级领导、社会知名人士及重要嘉宾、优秀校友来校视察、参观、访问或演讲形成的资料文稿及题词等；
6.反映学校对外交流成果的外文信函、讲话稿、宣传文稿等；
7.其他可见证学校办学沿革和反映学校发展成就的文字资料。
（二）照片影像资料
主要包括但不局限于：
1.学校各个时期尤其是早期办学阶段教学科研、实习实训实践活动、社会服务，以及教职工和学生日常工作、学习、生活场景和文体活动的图片、音视频资料；
2.早期校园建筑、校园风光的图片；
3.学校重大活动的图片、音视频资料；
4.上级领导来校视察、检查的图片、音视频资料；中央、省（部）领导接见校友的照片、音视频资料；
5.毕业生合影照片、毕业纪念册、毕业周年聚会等的图片、音视频资料；
6.建校以来师生获重大奖项的优秀音视频作品；
7.校友、教职员工或其他人员，讲述学校历史的音像资料；
8.境外主流媒体上传播的学校对外交流相关视频资料；
9.其他可见证学校办学沿革和反映学校发展成就的图片、音视频资料。
（三）实物资料
主要包括但不局限于：
1.学校不同历史时期使用的校徽、纪念章等实物和照片；
2.学校各个时期具有代表性的有纪念意义的师生证件，包括录取通知书、学生证、阅览证、借书证、社团证件、成绩单、饭卡、饭票、毕业证书、工作证、明信片等实物和照片；毕业合影照片、同学录、纪念册、师生间赠言题录、书信等实物和照片；
3.学校团体或个人获得的省部级及以上各类奖状、奖杯、奖牌、奖章、证书等；
4.师生员工参加国内外重大活动（包括社会活动、学术活动、重要比赛或评比等）所获得的文件和实物材料，如通知、请柬、代表证、会议文件、信函、聘书、证书、奖状、奖品、声像资料等；
5.学校各个时期具有纪念意义的教具、仪器设备、教学模型、手绘图纸等；
6.优秀校友、知名教授等具有纪念意义的个人用品、聘书、科技论著、技术革新、发明专利、手稿等；
7.反映校友在工作岗位上获得重要成就、对企业发展建设做出贡献或产生重要社会影响的事迹材料，包括文字、照片、实物（聘书、证书等）、媒体报道、音像资料等；
8.学校各个时期的校园地形图、学校平面图，特别是早期地图等；
8.境外政商各界和民间人士与学校交流过程中使用的相关器具，赠与或接受的各类礼品、纪念品等实物；
9.其他可见证学校办学沿革和反映学校发展成就的实物。
（四）未列入以上类别其他具有特别保存价值的资料
三、征集方式
（一）捐赠
捐赠后资料及实物档案所有权归学校。学校（档案室）负责捐赠资料及实物档案的交接登记、妥善保管。对捐赠具有重要价值档案资料的捐赠者，学校颁发捐赠荣誉证书，以致谢忱。
（二）代管
对特别珍贵的资料和实物档案，本人（或亲属）有委托学校保存意愿的，学校档案室可代为保管。
凡捐赠、委托代管具有较高历史价值的资料或实物者，捐赠人、委托人可优先、无偿利用。凡捐赠者享有著作权的资料，学校档案室将依法予以保护。捐赠者有特殊要求的，学校档案室将本着对国家、社会和个人有利的原则予以尊重。
（三）复制
对极为珍贵的资料和实物档案，提供学校复制后，学校有权展示相关材料，原件归还本人（或亲属）。
（四）其他方式
四、甄别与登记
（一）资料甄别
1.各负责人自行甄别
（1）所捐赠的资料必须具有一定的价值、代表性，或具有特殊背景，或其载体、记录方式、涉及年代、事由和人物具有特殊意义。
（2）核实资料来源，确保资料来自可靠的渠道，如官方文件、历史文献、权威媒体等。
（3）考察资料的真实性，核对资料是否与历史事实相符，是否有明显的错误或矛盾之处。
（4）评估资料的权威性和可信度，考证资料作者或发布机构的信誉和权威性，以及资料的可信度和被引用情况。
2.学校层面甄别
学校组织有关人员负责比较不同资料之间的差异和相似性，对内容相同的史料，选取具有代表性的。
（二）资料登记
征集整理甄别后的所有资料登记造册，交由学校档案室保管。校史馆需要展出的校史资料或实物从档案室借出。
（三）发放证书
对于甄别适格被档案室收入的捐赠资料，学校向捐赠人（或亲属）出具捐赠证书，以表谢意，并作纪念。
五、其他
（一）学校党政办公室负责上级主管部门校史资料征集，校友会负责校友资料征集，教务处负责在校师生校史资料征集，工会负责离退休职工校史资料征集；各部门（含二级学院）负责本部门职能相关校史资料征集并协助上述部门校史资料征集工作。
（二）党政办公室负责上级主管部门史料征集，校友会负责社会各界史料征集。
（三）集中征集时间：即日起至2024年9月15日；校史馆建成后，学校仍长期接受校友和社会各界捐赠与学校校史有关的各类资料，并在后续维护校史馆过程中根据需要选用。
（四）联系人及联系方式。何老师（校庆办），联系电话：0731-88131711；联系邮箱：hnwmxy1954@126.com。
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湖南外贸职业学院     
2024年5月15日